Проекты
Единое рабочее пространство для всех участников команды, контроль стадий проекта и согласование документов
100%
участников команды в курсе всех дел и изменений на проекте
в 4-6 раз
сокращаются сроки подготовки проектной документации
на 20%
повышается исполнительская дисциплина
Проблема
Когда у компании нет единого реестра проектов, становится сложно контролировать текущую ситуацию: работы упускаются из вида, руководство узнает о проблемах уже по факту.
Документы проекта согласовываются вручную и разбросаны по разным местам: участники команды тратят много времени на коммуникации, поиск или запрос данных.
Снижается производительность, так как сотрудники работают с неактуальными версиями документов.
Значительные траты времени из-за того, что сотрудники работают с неактуальными версиями документов.
Решение
Собрать проекты и команды на одной цифровой платформе. Это поможет:
- сформировать команду, распределить роли, выдать права доступа участникам ко всем артефактам и объектам управления;
- отслеживать сроки и процент выполнения всех проектов в едином реестре;
- разрабатывать проектную документацию по шаблонам, отправлять документы на согласование по маршрутам и находить нужный файл по клику мышки.
Возможности решения
Инициация
В начале работ руководитель создает карточку проекта. Он заполняет в ней основную информацию: указывает участников, сроки и настраивает структуру папок. Таким образом, сведения о проекте доступны в одном месте.
Прямо из карточки проекта руководитель в один клик создает устав и предварительный план работ по проекту, в которых фиксирует цели, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников. Документы по проекту можно быстро создать с помощью генеративного ИИ. Для единообразного оформления документации используются готовые шаблоны с текстом.
Документы проекта сохраняются в одну папку, поэтому сотрудникам не придется искать их по всей системе. К папке можно в любой момент перейти из карточки проекта.
Планирование
На следующем этапе руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по принятым процессам. При этом каждая компания может легко настроить порядок согласования проектных документов под себя с помощью удобного графического редактора.
Выполнение
В ходе проекта сотрудники создают множество документов: входящие и исходящие письма, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения. Права выдаются участникам автоматически с учетом их ролей.
Например, если сотрудник входит в роль «Команда управления», он может редактировать документы проекта, а если входит в роль «Участник» — только просматривать их.
В системе руководитель проекта контролирует исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. Также он может отслеживать и находить новые документы в списке «Документы по проектам» с помощью фильтров и сортировки.
Мониторинг
Промежуточные отчеты формируются прямо из карточки проекта и помогают отслеживать показатели, анализировать причины отклонений.
С помощью специального реестра можно посмотреть и оценить, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.
Закрытие
Когда работы завершены, руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, а также закрывает проект. Папка со всеми документами отправляется в архив.
Расширенные возможности для управления проектами доступны по дополнительным лицензиям:
- «Планирование проектов» позволяет наглядно отображать прогресс по этапам плана с помощью диаграммы Ганта и гибко адаптировать работы по проекту под изменившиеся требования и сроки;
- «Портфели и программы» помогают эффективно управлять проектами с общими целями, ресурсами и бюджетом для достижения стратегических целей компании.
Экосистема готовых решений
Изучите другие решения на базе российской интеллектуальной платформы Directum RX
Полезные материалы
Закажите бесплатную консультацию
Заполните небольшую форму, чтобы мы могли с вами связаться
