Нормативная документация, или Без чего проекты не будут работать

Определяем состав документов

В первую очередь вы должны создать структуру документации. Принцип — от общего к частному: сначала формулируются единые правила, после — они детализируется.

Типовая структура нормативной документации по управлению проектами

В состав документации также могут входить положения об управляющих органах (комитетах), проектном офисе, отделе управления проектами. Ниже разберем подробнее.

Стандарт (политика) в области управления проектами

Устанавливает основные принципы и подходы к проектной деятельности. Включает в себя ссылки на международные и национальные стандарты (ГОСТ):

• Руководство PMBOK^® (8-е издание);
• ГОСТ Р ИСО 21500 — 2023 (управление проектами, программами и портфелями: контекст и понятия);
• ГОСТ Р 54869 — 2011 (требования к управлению проектом);
• ГОСТ Р ИСО 21502-2024 (руководство по управлению проектами);
• ГОСТ Р ИСО 21504-2016 (руководство по управлению портфелем проектов).

Эти документы помогут выстроить корпоративные нормы на основе лучших практик в области управления проектами.

Также в стандарт входят цели и задачи, границы применения, проектный классификатор. Благодаря последнему проекты систематизируются по разным отраслевым критериям. Например, если смотреть по целям, то бывают антикризисные, маркетинговые, образовательные, инновационные. По масштабу проекты делятся на малые, средние или мегапроекты. По прикладной области можно выбрать сферу ИТ, строительства или маркетинга. Также важно классифицировать проекты по финансовой модели, сложности, срокам реализации, причинам возникновения и приоритету.

Кроме этого, выделяется ролевая модель. Она определяет ключевых участников и их зоны ответственности. Это могут быть руководитель проекта (планирует, организует, управляет и контролирует), администратор (координирует команду и документооборот), команда (участвует в реализации проекта), заказчик (клиент), куратор или руководитель высшего звена (отвечает за успех) и спонсор (обеспечивает ресурсы и поддержку). Других заинтересованных лиц (стейкхолдеров) включают в отдельный перечень.

Регламенты бизнес-процессов

Детализируют взаимодействие участников для проектов определенных типов. Состоит из двух частей:

1. Представление жизненного цикла проекта в соответствии с его типом.
2. Схема и описание бизнес-процессов инициации, планирования, исполнения, мониторинга и завершения проекта.

Стандартный жизненный цикл проекта

Пример жизненного цикла ИТ-проекта

Регламенты помогают улучшить взаимодействие команды, поставить цели и идти и к ним. Ниже можно увидеть, как строится процесс инициации проекта по нотации BPMN:

Шаблоны проектных документов

Регламентируют содержание проектной документации. Шаблоны включают:

• заявку на инициацию;
• устав;
• приказ о реализации;
• план проекта, в котором должны быть зафиксированы иерархическая структура работ, типовая длительность этапов, связи между ними, ответственные, отчет о ходе выполнения, запрос на изменение, анализ рисков, отчет и приказ о завершении, «выученные уроки».

Технологические инструкции

Описывают работу в информационной системе управления проектами. Это помогает пользователям быстрее освоить интерфейс и начать работу.

Чем полезна проектная документация

1. Усиление предсказуемости и управляемости. Все проекты выполняются по согласованным процессам, методологиям и шаблонам. Стандартизированные оценки сроков, бюджетов и ресурсов делают планирование точнее. Четкие точки контроля, отчетности и критерии принятия решений помогают вовремя заметить отклонения и внести корректировки.
2. Рост эффективности и производительности. Готовые шаблоны, чек-листы и инструкции экономят время на подготовку документации и согласование. Проверенные практики и накопленный опыт помогают предотвратить типичные ошибки в каждом следующем проекте. Упрощается планирование и распределение ресурсов между проектами.
3. Снижение рисков. На ранних стадиях проекта появляются обязательные процессы по определению, анализу и реагированию на риски. Эскалации проблем и реакция на изменения уменьшают вероятность крупных сбоев. Документация помогает соблюдать законодательные, отраслевые стандарты (ISO, PMBOK, ГОСТ) и внутренние политики компании.
4. Улучшение коммуникации и прозрачности. Вся команда проекта (руководители, участники, кураторы, стейкхолдеры) используют одни и те же термины и понимают процессы одинаково. Распределение ролей и зон ответственности снижает недопонимание и конфликты. Стандартизированная отчетность дает руководству и стейкхолдерам ясную картину прогресса, проблем и состояния проектов.
5. Повышение качества результатов. Процедуры контроля качества помогают отслеживать ход работ на всех этапах проекта. Успешные практики задокументированы и применяются в будущих проектах. Удерживается фокус на достижении целей проекта.
6. Масштабируемость и развитие. Готовые процедуры и шаблоны ускорят инициирование и запуск новых проектов. Новым сотрудникам проще влиться в работу: есть понятные инструкции и стандарты. Нормативная документация поможет в обучении и сертификации руководителей и участников проектов внутри компании. Стандартизированные метрики и отчеты по проектам помогают эффективно расставлять приоритеты и управлять всем портфелем проектов компании.
7. Повышение зрелости и репутации. Растет доверие заказчиков, инвесторов и партнеров. Появляется возможность участвовать в тендерах. Формируется дисциплинированная и ориентированная на результат культура управления проектами в компании.

Нормативная документация — это фундамент для системного и профессионального подхода к проектной деятельности в компании. Оптимальной практикой является разработка стандартов и регламентов в ходе проекта внедрения ИСУП перед настройкой информационной системы: документация задает все необходимые требования. При этом возможны итеративные подходы, когда методология и ИСУП адаптируются параллельно.

Готовые шаблоны нормативной документации вы можете найти в гайде по выстраиванию корпоративной системы управления проектами. Скачивайте!