По волнам: как группа компаний «Морской Траст» управляет проектами в Directum Projects

Ситуация на старте

В «Морском Трасте» ведут инвестиционные и управленческие проекты, а также программы развития. До цифровизации в компании не были выстроены сквозные бизнес-процессы: терялись задачи, нарушались сроки, было сложно оценить работу участников команды.

Для решения этих задач Группа компаний выбрала Directum Projects — отечественную систему для управления проектами, командами и задачами. ИСУП дополнила функциональность экосистемы Directum: ранее в компании уже перевели в электронный вид документы, договоры и совещания.

Ход проекта

Проект внедрения стартовал в январе 2023 года. В «Морском Трасте»:

• разработали и утвердили положения о корпоративной системе управления проектами и проектном вознаграждении будущих участников;
• изучили функциональность Directum Projects;
• провели демонстрацию системы рабочей группе и собрали предложения по доработке процессов;
• составили техническое задание и передали его компании-исполнителю «АйТиСи», партнеру Directum.

Опытная эксплуатация заняла полгода, в этот период корректировались требования к Projects. Перед промышленной эксплуатацией, которая началась в январе 2024 года, в «Морском Трасте» провели обучение для руководителей департаментов и подразделений — чтобы каждый участник понимал, как управлять проектами в Directum Projects.

Проекты в цифре: как это работает

Из Excel — в диаграмму Ганта

Перед запуском проекта заполняется план-график в формате Excel, где фиксируются даты этапов работ, координаторы, соисполнители, контролер, трудоемкость и степень важности. Далее документ импортируется в систему Directum Projects без потери данных.

Поручения на смену задачам

Чтобы контролер смог оценить результаты выполнения по пятибалльной шкале, стандартные задачи в «Морском Трасте» заменили на поручения. В карточке видны описание задания, ответственные, плановые сроки и трудоемкость. Во вложения добавляется сформированный документ.

Карточка поручения

Исполнитель выполняет поручение, где отмечает фактическую дату завершения. Контролер оценивает своевременность выполнения работ и исполнительскую дисциплину.

«Своя» отчетность

Чтобы грамотно анализировать исполнение поручений, в «Морском Трасте» решили модернизировать функциональность Directum Projects по сбору сводной отчетности и настроить собственный бизнес-процесс.

Как организована работа сейчас:

1. Руководитель проектного офиса формирует документ, где фиксируются дни просрочки, оценка контролера, важность и количество поручений у каждого участника команды.
2. Отчет передается в департамент по управлению персоналом, и ответственным начисляются стимулирующие выплаты.

Итоги

Благодаря внедрению Directum Projects в «Морском Трасте»:

1. Получили гибкий и понятный инструмент для управления проектами: все процессы наглядны, документация структурирована и хранится в папке проекта.
2. Визуализировали портфель проектов, за счет которого определяются приоритеты развития бизнеса.
3. Отслеживают доступность трудовых ресурсов и грамотно их распределяют: специалисты меньше подвержены выгоранию, повысился уровень вовлеченности проектных команд.
4. Увеличили скорость принятия управленческих решений: в несколько кликов руководитель может скорректировать сроки и направления.
5. Выстроили прозрачный процесс вознаграждения сотрудников по результатам проекта — в отчетном документе есть готовые формулы расчета.

Исполнитель

«АйТиСи» — системный интегратор, партнер компании Directum. Решают ИТ-задачи для крупных и средних компаний, занимаются комплексной цифровизацией предприятий и автоматизацией бизнес-процессов.