Искусство управления проектами: как выстроить процессы, чтобы все работало

В каждой компании ведется проектная деятельность. Это может быть создание нового продукта, строительство здания или разработка сайта. В статье рассмотрим, что такое управление проектами, какие есть методологии и цифровые инструменты для создания проектной культуры.

Основы управления проектами

Методы, инструменты и практики, которые направлены на достижение целей в рамках заданных сроков, бюджета и качества — все это объединяет процесс управления проектами. Он состоит из 5 последовательных фаз, каждая из которых критически важна для успеха проекта:

• инициация — формулировка цели, назначение ответственных;
• планирование — разработка плана, графика, бюджета, распределение ресурсов;
• исполнение — выполнение задач, координация команды;
• мониторинг и контроль — отслеживание хода проекта, управление отклонениями;
• завершение — подведение итогов, передача результатов заказчику.

В проекте выделяются ключевые роли:

• руководитель проекта (Project Manager) — отвечает за достижение целей проекта, координирует работу команды, управляет сроками, бюджетом, задачами и рисками;
• куратор — представитель высшего руководства, обеспечивает стратегическую поддержку, принимает ключевые управленческие решения и защищает интересы проекта на уровне компании;
• команда — исполнители задач, которые реализуют продукт проекта, вносят вклад в достижение конкретных результатов;
• заказчик — инициирует проект, формулирует требования и цели, занимается финансированием и принимает конечный результат;
• администратор — ведет документацию, формирует отчетность, следит за сроками и координацией;
• проектный офис (PMO) — предоставляет методологическую и организационную поддержку, контролирует качество управления проектами.

Статья по теме: Agile-доски: незаменимый инструмент командной работы на крупном ИТ-проекте

Методологии управления проектами

Современные компании применяют разные подходы к управлению проектами в зависимости от их специфики.

Классические (предиктивные) методологии

Подразумевают детальное планирование до начала работ. Подходит для проектов с:

• жесткими сроками и бюджетами;
• стабильными требованиями;
• минимальной гибкостью в изменениях.

Пример: строительство здания, внедрение типовой ИТ-системы.

Гибкие (Agile-) методологии

Подход с итеративным развитием и постоянным взаимодействием с заказчиком. Будет полезен для:

• проектов с высокой неопределенностью;
• креативных и ИТ-проектов;
• команд, работающих в режиме изменений и экспериментов.

Пример: разработка ПО, стартап-продукт.

Гибридные подходы

Методология объединяет элементы классических и гибких подходов. Здесь сочетаются детальное планирование там, где оно необходимо (бюджеты и сроки), и гибкость в тех частях проекта, где важна адаптация к изменениям (требования и функции). Такой подход:

• дает управляемость и прозрачность;
• сохраняет гибкость и скорость реакции;
• снижает риски и улучшает координацию команд.

Гибридные методологии особенно полезны для комплексных, многосоставных проектов и программ, где требуется баланс между контролем и адаптивностью.

Инструменты для эффективного управления проектами

План проекта

Чтобы учесть все особенности проекта и ничего не потерять по дороге, нужен план. В нем необходимо обозначить:

• перечень задач;
• сроки выполнения;
• зависимости между ними;
• ответственных исполнителей;
• ресурсы и бюджет.

Также не стоит забывать про важные элементы плана:

• этапы — логически завершенные части проекта;
• вехи — ключевые контрольные точки, отражающие достижение значимых результатов;
• контрольные точки — даты проверки промежуточного результата;
• финансовые операции — затраты, освоение бюджета, движения средств.

Программа и портфель

Чтобы верхнеуровнево отслеживать всю картину по проектам, их можно объединять в портфели и программы. Первый инструмент помогает достичь стратегических целей компании. Проекты в нем необязательно должны быть взаимосвязаны, в отличие от программ, куда входят проекты с общими бюджетом и ресурсами. Так проще распределять ответственных, устанавливать приоритеты, фиксировать и контролировать ожидаемые результаты.

Чтобы качественно пользоваться этим инструментом, можно использовать дорожную карту, где:

• визуализируются контрольные точки;
• отслеживается синхронизация проектов;
• контролируется достижение стратегических целей.

Статья по теме: Контрольные точки: делаем проектную деятельность предсказуемой и управляемой

Управление ресурсами

Время, люди, оборудование, бюджет, материалы, техника — ресурсы на проектах всегда ограничены. Поэтому грамотное управление ими критически важно. Как обеспечить наличие нужных ресурсов в нужное время, и не допустить простоев, перегрузов и перерасходов? Для этого необходимо:

• точно планировать и прогнозировать потребности;
• понимать загруженность сотрудников и команд;
• учитывать стоимость ресурсов и их влияние на бюджет;
• перераспределять ресурсы между проектами.

В зрелых организациях управление ресурсами становится ключевым механизмом балансировки приоритета, стоимости и сроков. От этого зависит успешность не только отдельного проекта, но и всей проектной деятельности компании.

Статья по теме: Планирование ресурсов проекта: как не потерять и учесть все

Контроль рисков

Риски — это события, которые влияют на успех проекта. Если вовремя выявлять потенциальные угрозы, можно принять превентивные меры. Основные этапы:

1. Идентификация — сбор и фиксация потенциальных рисков.
2. Анализ — оценка вероятности и степени воздействия.
3. Планирование реакции — разработка стратегий по снижению или устранению проблем.
4. Мониторинг — регулярное отслеживание актуальности угроз и корректировка планов.

Управление изменениями

Проекты редко идут строго по изначальному плану, корректировки неизбежны. Изменения могут касаться сроков, бюджета, объема работ, требований. Задача команды — не сопротивляться, а вдумчиво координировать, с учетом всех последствий. В этом поможет управление изменениями — системный процесс, который фиксирует, анализирует и согласовывает все запросы на корректировки в проекте.

Этапы процесса:

1. Инициировать изменения — сформулировать причину и суть.
2. Оценить воздействие — проанализировать последствия по срокам, бюджету и качеству.
3. Согласовать корректировки — учитывать мнение заинтересованных сторон.
4. Зафиксировать и реализовать — обновить план проекта, проинформировать команду, проконтролировать исполнение.

Проектная документация

Любой проект сопровождается множеством документов — это отчеты, протоколы совещаний, договоры, технические задания. Все они должны храниться по понятной и единой структуре, чтобы их легко находили как участники проекта, так и другие сотрудники с доступом — особенно в условиях большого количества параллельных проектов.

Кроме этого, нужно выстроить согласование документов по установленным регламентам, с участием всех необходимых коллег.

Статья по теме: Нормативная документация, или Без чего проекты не будут работать

Отчетность по проектам

В каждом проекте нужна система регулярного отслеживания ключевых параметров проекта: сроков, бюджета, ресурсоемкости и рисков. Без прозрачной и достоверной отчетности невозможно своевременно выявить отклонения и сохранить контроль.

Ключевые типы отчетности:

• статус задач и этапов проекта;
• план-факт-анализ по срокам, бюджету, объему работ;
• загрузка и эффективность использования ресурсов;
• индикаторы состояния проекта.

Коммуникации в проекте

Эффективное взаимодействие — основа успешной работы над проектом. Общение происходит на каждом уровне: от ежедневных контактов по проекту до согласований и сбора отчетности. Для успешной коммуникации можно:

• ставить и контролировать задачи;
• назначать совещания;
• организовать работу команды на Agile-доске;
• создать пространство для взаимодействия участников.

База знаний

Проект завершается, когда вы не просто достигли всех намеченных целей, а сохранили выученные уроки — проанализировали, что сработало хорошо, а от чего лучше отказаться.

Для этого необходимо:

• собрать ретроспективу — обсудить слабые и сильные стороны проекта;
• зафиксировать выводы, идеи и рекомендации;
• сохранить все материалы и шаблоны — документацию, подходы, успешные практики;
• использовать полученные знания в других проектах.

Перечисленные в статье инструменты и функциональность содержит Directum Projects — российская система для комплексного управления проектами и командами.

В отличие от многих решений, которые поддерживают только один подход, Directum Projects сочетает в себе классическую и гибкую методологии. Система работает по принципу «одного окна», включая в себе все возможности проектного менеджмента. Для пользователей доступны:

• стратегическое управление с помощью объединения проектов в портфели и программы;
• планирование ресурсов и работ;
• управление задачами и контроль их исполнения;
• создание документов по готовым шаблонам и их согласование по заранее настроенным маршрутам;
• взаимодействие с командой по гибким методологиям, отслеживание статуса работ и загрузки сотрудников благодаря «Agile-доскам»;
• накопление и систематизация опыта компании в базе знаний.

Система совместима с отечественными ПО и заменяет зарубежные системы Asana, Jira, Microsoft Projects, Trello.