Планирование ресурсов проекта: как не потерять и учесть все

Что такое ресурс проекта?

Это любой ограниченный актив (материальный или нематериальный), который необходим для выполнения задач и достижения целей проекта. Ресурсы делятся на несколько типов:

Понимать, какие ресурсы нужны — важно, но недостаточно. На практике все усложняется: задачи меняются, люди перегружены, техника занята, а бюджет ограничен. Учитывать это вручную — почти нереально.

Когда ручное планирование перестает работать

В современных условиях построить по-настоящему автоматизированную систему планирования ресурсов — непростая задача. Требуется не только зрелый программный продукт, но и комплексная организационная и методологическая подготовка.

Одной из ключевых сложностей является высокая динамика проектов и нестабильность внешней среды. Ресурсы подвержены изменениям: сотрудники уходят в отпуск, перераспределяются между проектами, поставки материалов могут задерживаться, а финансирование — зависеть от бюджетных процессов и денежных потоков компании. Эффективное планирование невозможно без специализированных информационных систем, которые аккумулируют данные о ресурсах в едином пространстве и учитывают их доступность и влияние на проект.

При этом каждый тип ресурсов требует отдельного подхода при планировании:

• Трудовые ресурсы — учитывается доступность специалистов, их навыки, загруженность в других проектах, отпуска и участие во встречах на основе данных о реальной и прогнозной загрузке.
• Материальные ресурсы — обратите внимание на сроки закупки, поставки, складирования и монтажа. Контролировать потребление материалов необходимо при помощи метода освоенного объема (EVM).
• Производственные ресурсы — предусматривается доступность оборудования и техники, график их загрузки, время на обслуживание и ремонты, ограничения по сменности и совместному использованию.
• Финансовые ресурсы — необходимо прогнозировать бюджетные потребности, учитывать кассовые разрывы, корректно вносить изменения при отклонениях. Такое планирование должно быть тесно связано с графиком выполнения работ и этапами финансирования.

Кроме того, информационная система управления проектами должна быть интегрирована с корпоративной ИТ-инфраструктурой (ERP, бухгалтерия, кадровые системы). Важно также выстроить оргструктуру: назначить ответственных за ресурсы, создать проектный офис или центр компетенций.

Механизм планирования должен быть частью методологии управления проектами, принятой в компании. Это поможет создать единый подход и нивелирует конфликты между различными видами ресурсов и подразделениями.

Кому действительно нужна автоматизация?

Тем, кто ведет:

• Инфраструктурные и строительные проекты. Требуется точно рассчитать трудозатраты, учесть доступность подрядчиков и строительных материалов, контролировать поставки и их своевременное освоение.
• Программы развития с множеством параллельных проектов. Важно координировать использование общих ресурсов между проектами, чтобы избежать сбоев.
• R&D и инжиниринговые проекты. Необходимо учитывать квалификацию и загрузку узких специалистов, а также потребность в уникальных ресурсах.
• Государственные и бюджетные проекты. Финансовая отчетность, строгие дедлайны и ограничения бюджета требуют детального планирования.

В менее сложных случаях — например, при выполнении коротких типовых проектов — можно использовать упрощенные подходы с минимальным уровнем автоматизации. Иногда достаточно визуального контроля в таск-трекерах или оценки загрузки в виде простых таблиц.

Какие есть подходы к планированию ресуров

1. Планирование «сверху вниз»

Самый распространенный подход. Сначала определяются сроки, этапы и основные вехи проекта. Затем под каждый этап подбираются необходимые ресурсы — сотрудники, подрядчики, оборудование.

Этот метод хорошо работает при устойчивых процессах и наличии типовых шаблонов. Он удобен для стратегического планирования и бюджетирования. Но у него есть обратная сторона: легко ошибиться с загрузкой команды или реальной доступностью ресурсов.

2. Планирование «снизу вверх»

Подход, который опирается на реальную доступность ресурсов. Здесь в фокусе не идеальный график, а фактическая трудоемкость и возможности команды. Сроки проекта рассчитываются, исходя из количества доступных часов и квалификации исполнителей.

Метод более точный, но требует зрелой системы учета ресурсов и прозрачной картины по загрузке.

3. Планирование по «набегающей волне» (Rolling Wave Planning)

Итерационный подход . Верхнеуровнево планируются этапы и ресурсные группы («аналитики», «инженеры», «маркетологи»). По мере продвижения проекта эти группы замещаются конкретными исполнителями и точной оценкой трудозатрат.

Этот метод описан в PMBOK Guide как один из рекомендованных подходов для гибких и эволюционирующих проектов, так как помогает быстро стартовать и уточнять план по мере появления информации.

4. Agile-подход

В Agile-проектах ресурсы закрепляются по умолчанию за командами, а не подбираются «под задачу». Это называется стаффинг на спринт или инкремент.

Основной единицей здесь становится скорость (velocity) — количество задач или story points, которые команда способна стабильно выполнять за спринт. Эта метрика и служит основой для оценки сроков и загрузки.

5. Смешанные подходы

На практике даже самые гибкие команды сталкиваются с необходимостью классического ресурсного планирования. Например, если требуется вовлечение внешних подрядчиков, закупка оборудования или работа кросс-функциональных специалистов. В таких случаях применяются гибридные модели, сочетающие Scrum/Kanban с классическими методами планирования ресурсов на этапы или фазы.

Как планировать ресурсы в Directum Projects?

В основе системы управления проектами Directum Projects лежит сквозная модель ресурсного планирования, адаптивная к любым методологиям и масштабам — от верхнеуровневых оценок до детального учета и анализа.

Базой является единый реестр, где хранятся все доступные ресурсы:

• Сотрудники — ключевой тип ресурса, для которого система автоматически учитывает доступность по графику, стоимость часа, квалификацию, участие в проектах и отпуска.
• Производственные ресурсы — машины, оборудование, внешние ресурсы подрядчиков и пр. Доступность здесь не рассчитывается, но можно задать стоимость использования (например, за аренду автокрана или привлечение подрядчика).
• Типовые ресурсы — шаблонные роли: например, «аналитик», «инженер», «консультант». Используются на ранних стадиях, когда еще не известны конкретные исполнители. Так можно быстро запустить процесс планирования. Позже типовые ресурсы меняются на реальные.
• Команды. Используется при Agile-подходе. Можно планировать загрузку всей команды целиком: задать емкость спринта, учесть выходные, отпуска и параллельные активности.

Для каждого ресурса или группы задается ставка (стоимость часа/дня) и набор компетенций, что важно при подборе исполнителей под задачи проекта.

Реестр ресурсов

Назначить трудовые ресурсы руководитель может из плана проекта: видна информация о доступности специалистов в реальном времени и стоимости их работ.

Выбор и назначение ресурсов на этап

Система поддерживает планирование с использованием типовых ресурсов. Это особенно эффективно, если в компании используют метод «набегающей волны». На этапе предварительного планирования указываются трудозатраты по ролям. Ориентироваться можно на суммарную доступность сотрудников в рамках ресурсной группы.

По мере уточнения проекта типовые ресурсы можно замещать конкретными исполнителями. В интерфейсе есть удобный механизм распределения трудоемкости: система автоматически предлагает сотрудников, наиболее подходящих по квалификации и доступности. Это помогает точно планировать загрузку команды на длительный период и минимизирует риски нехватки ресурсов.

Распределение трудоемкости типовых ресурсов

Финансовые ресурсы учитываются прямо в плане-графике через операции — авансы, закупки, оплата подрядчикам. Их можно привязать к этапам или вехам проекта. Если сроки сдвигаются, система автоматически переносит и финансовые операции. Это помогает видеть актуальную связь между бюджетом и ходом проекта.

План распределения финансовых ресурсов

Фактическая трудоемкость фиксируется сотрудниками в табеле рабочего времени. При необходимости такие отметки может согласовывать руководитель проекта или подразделения — только после этого данные учитываются в фактических показателях. Отметки проставляются по этапам плана или по задачам (тикетам). На основе этих данных формируется план-фактный отчет по трудозатратам. Это помогает оперативно отслеживать эффективность выполнения проекта.

Табель учета рабочего времени

Таким образом руководитель может эффективно управлять всеми видами ресурсов в одном интерфейсе при помощи:

• сетки ресурсного распределения по времени, которая отражает загрузку исполнителей и команд на всех этапах. Также система подсветит конфликты ресурсов, если они возникают при сдвиге сроков;
• детализации плановой и фактической трудоемкости;
• динамики распределения финансовых ресурсов с учетом плановых и фактических операций;
• расчета сроков и длительности этапов с контролем критического пути и временных ограничений.

Представление информации можно гибко адаптировать под текущие задачи: данные масштабируются, фильтруются, группируются по нужным срезам. Так руководитель видит все изменения в проектном плане и может принять обоснованные управленческие решения.

Интерфейс плана проекта

Данные о ресурсах Directum Projects собирает в аналитических отчетах. Это поможет оценит загрузку команд и эффективность работы, определить доступность ресурсов в перспективе и в случае необходимости подключить к проекту дополнительных специалистов.

В системе есть 3 основных типа отчетов:

• Анализ загрузки ресурсов показывает текущую и перспективную занятость сотрудников и типовых ролей на основе всех назначений в проектах и задачах.
• Финансовый анализ предоставляет сводные данные по всем финансовым операциям, связанным с проектами (авансы, закупки, оплаты подрядчикам и пр.). Это помогает контролировать бюджет и отклонения от плана.
• Сводный отчет по выполненным работам сопоставляет плановую трудоемкость с фактически зафиксированными трудозатратами. Включает данные из табелей учета рабочего времени и Agile-досок.

Пример отчета «Анализ загрузки»

Грамотное управление ресурсами — это не просто оптимизация загрузки, а стратегическое преимущество. Используйте проверенные подходы и современные инструменты, чтобы ваши проекты шли по плану, а команда работала с максимальной отдачей.