Выбрать и внедрить ИСУП для управления ИТ-проектами: опыт КРОК

Предпосылки

За 30 лет работы в компании успели протестировать множество систем управления проектами, в том числе зарубежных. Когда вендор прошлой ИСУП ушел с российского рынка, КРОК остался без поддержки разработчика и возможности обновлений. Чтобы не терять в эффективности и объединить всех пользователей в одной системе, в компании решили перейти на российское ПО.

Требовалось выбрать такую систему, которая:

• поддерживает гибридную методологию: ИТ-проекты требуют точного планирования на стратегическом уровне и гибкости на уровне работы команд;
• сможет подстроиться под высокую динамику изменений и постоянные корректировки требований;
• даст возможность эффективно работать с ресурсами: необходим точный учет и утилизация.

Требования к ИСУП

Александр Михальцов директор по управлению комплексными проектами КРОК

«Еще на старте мы понимали, что идеальной системы из „коробки“ для нас не существует, так как в любом случае потребовались бы доработки под наши процессы. За год мы рассмотрели около 50 вариантов ИТ-решений: оценивали функциональность, уточняли ожидания топ-менеджмента, руководителей среднего звена, конечных пользователей, тестировали на реальных задачах возможности систем, собирали обратную связь. Плюсом команда просчитала, сколько нам придется потратить на модификации и внедрение ПО».

В результате комплексного анализа в КРОК сформировались запросы к системе управления проектами:

• возможность календарно-сетевого планирования;
• оперативный контроль ТЗ;
• удобное хранение проектной документации;
• интеграция с ИТ-ландшафтом компании;
• высокая производительность;
• надежный вендор.

Среди оцениваемых ИСУП Directum Projects получил наиболее высокую оценку: большая часть функциональности доступна из «коробки», есть on-premise версия, проработанный блок календарно-сетевого планирования, документооборот, списания на задачи, канбан-доски, импорт плана проекта из Microsoft Project и возможность кастомизировать решение своими силами.

Цели и задачи проекта

Основными целями были:

• создать единое пространство для управления ИТ-проектами;
• получить понятные инструменты контроля портфелей и программ;
• вывести устаревшую ИСУП из эксплуатации.

Ход проекта

Перед тем как начать внедрение, в КРОК «приземлили» архитектуру ИСУП и проанализировали, сколько времени и средств уйдет на доработку блоков. Какие-то инструменты (например, календарно-сетевое планирование) не требовали модификаций, какие-то — необходимо было кастомизировать.

Следующий этап — пилотный проект: команда развернула систему на сервере компании, собрала фокус-группу, провела 8 демо, 2 обучения, предоставила сценарии работы и стенд. Так бизнес-пользователи смогли оценить, насколько удобно работать в системе, где есть точки роста.

Александр Михальцов директор по управлению комплексными проектами КРОК

«Directum Projects получил 6,8 баллов из 10. Казалось бы, не такие высокие цифры. Но основные вопросы были не к системе, а к отсутствию интеграций. Все пользователи выразили готовность к работе в новой ИСУП, поэтому пилотный проект мы признали успешным и приступили к этапу внедрения».

В опытной эксплуатации участвовали сотрудники, у которых в это время стартовали новые проекты. Чтобы познакомить специалистов с возможностями решения, в КРОК подготовили практические инструкции и провели обучающие семинары. Быстро погрузиться в работу сотрудникам помогают описания процессов и короткие ролики по основным элементам системы. Команда проекта регулярно собирает обратную связь и формирует пул идей по развитию ИСУП.

Результаты и планы

С сентября любой новый проект заводится в Directum Projects, а в марте команда внедрения провела миграцию всех действующих проектов. В новой системе КРОК управляет задачами, командами, рисками, активностями и списаниями, ведет корпоративную отчетность, календарное планирование. Благодаря внедрению удалось:

• снизить количество сервисов, с которыми работают менеджеры проектов;
• повысить прозрачность повседневной проектной деятельности;
• минимизировать зависимость от ручных коммуникаций и локальных версий планов;
• получить понятные инструменты для контроля состояния проектов, анализа отклонений по срокам и трудоемкости, контроля ресурсов и подготовки необходимой документации.

Также в КРОК ввели свой подход к списанию времени и оптимизируют хранение проектной документации, чтобы руководители проектов могли отслеживать статусы документов. В ближайших планах — развитие интеграций с финансовой системой.

Александр Михальцов директор по управлению комплексными проектами КРОК

«К сожалению, еще никто не придумал такой большой красной кнопки „Сделать хорошо“. Но у Directum Projects получилось стать основным инструментом менеджера и решить вопрос с централизованным календарным планированием. Уже сейчас заметно, как меняется культура управления проектами в компании в лучшую сторону: план стал основой статуса, введен контроль критического пути, стандартизирована трудоемкость задач и длительность этапов, внедрена версионность планов. На место фрагментарному контролю и локальным файлам пришло системное управление портфелем ИТ-проектов. В короткий срок мы смогли адаптировать Directum Projects под сложную инфраструктуру и сложившуюся методологию управления проектами. Мы на своем примере показали, что внедрение отечественного ПО может проходить без лишнего сопротивления и в ограниченные сроки с небольшими затратами».