Выбрать и внедрить ИСУП для управления ИТ-проектами: опыт КРОК

Предпосылки

За 30 лет работы в компании успели протестировать множество систем управления проектами, в том числе зарубежных. Когда вендор прошлой ИСУП ушел с российского рынка, КРОК остался без поддержки разработчика и возможности обновлений. Чтобы не терять в эффективности и объединить всех пользователей в одной системе, в компании решили перейти на российское ПО.

Требовалось выбрать такую систему, которая:

• поддерживает гибридную методологию: ИТ-проекты требуют точного планирования на стратегическом уровне и гибкости на уровне работы команд;
• сможет подстроиться под высокую динамику изменений и постоянные корректировки требований;
• даст возможность эффективно работать с ресурсами: необходим точный учет и утилизация.

Требования к ИСУП

Александр Михальцов директор по управлению комплексными проектами КРОК

«Еще на старте мы понимали, что идеальной системы из „коробки“ для нас не существует, так как в любом случае потребовались бы доработки под наши процессы. За год мы рассмотрели около 50 вариантов ИТ-решений: оценивали функциональность, уточняли ожидания топ-менеджмента, руководителей среднего звена, конечных пользователей, тестировали на реальных задачах возможности систем, собирали обратную связь. Плюсом команда просчитала, сколько нам придется потратить на модификации и внедрение ПО».

Чтобы избавиться от «зоопарка» систем и выстроить понятные процессы, в «Кузбассразрезугле» решили перейти на единую цифровую платформу.

ИТ-трансформацию начали с внедрения системы управления проектами. В компании планировали:

• перевести в электронный контур все проекты, которые ведутся в компании: от организационных до строительных;
• получить инструменты контроля портфелей и программ;
• сделать прозрачными процессы планирования;
• повысить исполнительскую дисциплину команды и качество выполнения работ.

Выбор системы

В «Кузбассразрезугле» изучили несколько предложений от отечественных вендоров: оценивали функциональность, стоимость владения системой и возможности интеграции. По итогам проведенного анализа компания выбрала платформу Directum RX: цифровые решения вендора связаны в одну экосистему, учитывают специфику корпоративной структуры и помогают с комплексной цифровизацией бизнеса — от документов до проектов.

На какие еще критерии обратили внимание:

• быстрое внедрение из «коробки»;
• низкие расходы на эксплуатацию системы;
• возможность no-code-настройки под потребности компании;
• кроссплатформенность и интеграция в ИТ-ландшафт предприятия;
• расширение функциональности в режиме «одного окна».

Александр Михальцов директор по управлению комплексными проектами КРОК

Каждая крупная компания обладает уникальной внутренней структурой и сложившимися бизнес-процессами. При этом целевая модель часто оказывается схожей. Мы проанализировали, сколько нам будет стоить заказная разработка, сопоставили потенциальные выгоды и решили остановиться на «коробке». Внедрение провели своими силами. Так получилось достичь баланса между функциональностью, экономической эффективностью и устойчивостью решения.

Ход проекта

Первый этап занял 4 месяца: в «Кузбассразрезугле» подготовили инфраструктуру, обучили команду внедрения, проанализировали текущие процессы, выделили необходимые ресурсы, запланировали этапы работ, провели тестовые запуски и отладку системы.

Платформу Directum RX развернули при помощи рекурсивного подхода, когда система внедряет саму себя: проект цифровизации вели сразу в Directum Projects. В системе управления проектами создали типовой набор проектной документации: опросники, технические задания, матрицу ролей и полномочий, программу испытаний, планы обучения пользователей, инструкции и контрольный список приемки. На Agile-досках фиксировали задачи поддержки и разработки. Это помогло отслеживать прогресс и улучшить коммуникацию между участниками.

Благодаря такому подходу компании за 2 месяца удалось внедрить решения «Делопроизводство», «Договоры» и «Доверенности» на несколько обществ Группы.

Опыт команды внедрения тиражировали и на другие подразделения «Кузбассразрезугля». Сейчас в системе Directum Projects ведутся:

• ИТ- и бизнес-проекты;
• организационные проекты;
• строительные и инфраструктурные проекты;
• проекты по управлению изменениями.

Чтобы снизить время на планирование, в компании разработали унифицированные шаблоны. Руководителю достаточно детализировать работы, прописать ответственных, указать сроки. План визуализируется на диаграмме Ганта и Agile-досках, что помогает наглядно отслеживать исполнение проекта. Участники команды получают задачи автоматически с наступлением этапа: уведомления приходят на электронную почту и напрямую в систему.

Все проекты заведены в специальный реестр. В нем видна структура и связанные документы. Доступ участникам выдается в соответствии с ролью, что помогает соблюдать политику безопасности.

Результаты

Благодаря комплексному подходу к цифровизации компании удалось:

1. Объединить информационные потоки в единой цифровой среде.
2. Сократить трудозатраты на сопровождение систем.
3. Структурировать сбор отчетности.
4. Упорядочить процессы исполнения поручений.
5. Выстроить управление полным циклом проекта: от инициации до хранения артефактов.
6. Повысить согласованность и эффективность действий команды.

Александр Михальцов директор по управлению комплексными проектами КРОК

Свою эффективность Directum Projects доказал еще на старте: мы вели проект внедрения других решений экосистемы Directum в самой системе. Через профессионализм команды проекта, четкую организацию процессов и полностью готовый продукт был достигнут отличный результат. В планах — разработка специализированного решения „Судебные споры“, которое поможет управлять судебными разбирательствами, претензиями и исками.