Управление портфелем проектов: принципы и преимущества

В крупных компаниях параллельно ведутся десятки проектов. Руководителю становится сложно определить приоритеты, отслеживать общую динамику и вовремя реагировать на риски. Справиться с этими проблемами поможет портфельное управление. В статье разберемся, что это такое, чем портфель отличается от программы, какими принципами руководствоваться и какие инструменты использовать.

Программа и портфель проектов: в чем отличия

Программа: проекты имеют одну цель.

В программу собирают проекты, связанные общей целью или бизнес-ценностью и реализуемые в условиях общих ограничений. Например: «Программа развития транспортной логистики», «Программа импортозамещения программного обеспечения».

Портфель: проекты собираются по определенному признаку, могут быть не связаны друг с другом.

Портфель — более широкое понятие. Это набор проектов и программ, объединенных с целью эффективного управления и для выполнения стратегического плана компании. Например: «Портфель инвестиционных проектов», «Портфель организационного развития».

Методы и принципы управления портфелем проектов

Глобально подходы к портфельному управлению можно разделить на 3 группы:

1. Экономико-математические (статическая модель Дина, одноступенчатая модель Альбаха, модель Бадри-Девиса и пр.): требуют глубоких знаний в области экономики, определяют доходность и сроки возврата денежных средств, направлены на рост прибыльности проектов, помогают понять, на что компания тратит деньги и будут ли успешны инвестиции. Но часто не учитывают важность согласования структуры портфеля со стратегией организации.
2. Экспертно-аналитические (скоринг, Stage-gate, стратегические корзины и пр.): дают возможность оценить проекты по критериям (например: финансовые риски, соответствие стратегии, сроки выполнения). Пунктам присваиваются баллы или проценты. Для большей объективности к анализу проектов обычно привлекают незаинтересованных экспертов.
3. Графические (матрицы портфельного анализа, традиционные диаграммы, дорожные карты и пр): помогают сформировать приоритетность проектов путем визуализации. На графиках наглядно отображаются качественные и количественные показатели проектов: соответствие целям компании, риски, прибыльность и вероятность успеха.

Независимо от того, какой подход использует компания, важно помнить, что:

• в портфель собираются проекты с разным уровнем риска;
• состав портфеля регулярно пересматривается на стратегических сессиях;
• ваша цель — максимизировать выгоду, поэтому нужно постоянно мониторить состояние работ и в случае необходимости снижать требования к одному из проектов, чтобы увеличить общую доходность.

Инструменты для портфельного управления

На рынке представлено множество продуктов, которые помогают сделать управление портфелями прозрачным. Есть как бесплатные сервисы (Excel-таблицы и их онлайн-аналоги), так и специализированные PPM-системы. Первый вариант подходит компаниям с небольшим количеством проектов, второй — будет уместен для крупных организаций и среднего бизнеса.

Один из примеров профессиональных систем — Directum Projects, в состав которой входит решение «Портфели и программы». Компании могут:

• выбирать наиболее успешные инициативы;
• группировать проекты в портфели и программы, распределять между ними ресурсы и бюджет;
• отслеживать риски и фиксировать ожидаемые результаты через контрольные точки;
• устанавливать связи между проектами;
• визуализировать ход работ на дорожной карте;
• учитывать трудозатраты;
• анализировать план-факт.

Этапы управления портфелем проектов

1. Утверждение стратегических целей
   
   Первый шаг — определить, с какими из целей компании согласуется ваш будущий портфель проектов. Учитывайте рыночные возможности, конкуренцию, внутренние ресурсы и бюджет.
   
   
   

   Объединить стратегические цели с проектами можно в связке Directum Targets + Directum Projects
2. Отбор проектных инициатив
   
   На этом этапе необходимо собрать проектные инициативы, которые могут войти в ваш будущий портфель. Каждая идея должна проходить отбор: насколько она соответствует стратегии компании, какие риски могут возникнуть, какую выгоду принесет реализация проекта, какие ресурсы потребуются. Используются как качественные (экспертная оценка), так и количественные (финансовые расчеты — ROI, NVP) методы. В результате компания получает набор проектов, которые наиболее соответствуют стратегии и имеют оптимальное соотношение риска и потенциальной выгоды.
   
   
   

   Карточка проектной инициативы в Directum Projects
3. Определение приоритетов
   
   Проектам в портфеле присваивается очередность: какие работы нужно выполнить в первую очередь и почему. Учитывается ожидаемая выгода и доступные ресурсы.
4. Балансировка портфеля
   
   Здесь важно достичь баланса между проектами в портфеле: сроками реализации, уровнем риска и доходности. Учитывайте также взаимосвязи между проектами, чтобы управлять ими, как единым целым, а не по отдельности.
   
   
   

   Связи между проектами на дорожной карте
   
   
   Для балансировки можно использовать сводные отчеты по загрузке ресурсов и движению денежных средств в портфеле.
   
   
   

   Сводные отчеты в Directum Projects
5. Постоянный мониторинг
   
   Собирайте отчетность не для галочки, а для отслеживания эффективности всего портфеля. Для этого необходимо анализировать состояние здоровья каждого проекта и его вклад в достижение стратегических целей.
   
   
   

   Виджеты помогают оценить текущее состояние работ
6. Изменения
   
   Помните, что портфель — «живой» организм. Состав входящих в него проектов может меняться в зависимости от приоритетов компании и ситуации на рынке. Какие-то проекты могут быть добавлены, а от каких-то — необходимо будет отказаться. Главное, чтобы портфель был актуальным на каждом этапе развития компании.

Преимущества управления портфелями в цифре

Топ-менеджмент или руководитель портфеля:

• видит общую картину по всем проектам;
• выбирает наиболее успешные проектные инициативы и расставляет приоритеты;
• взвешенно распределяет бюджет и ресурсы;
• отслеживает связи между проектами;
• оценивает риски и минимизирует вероятность выйти за рамки дедлайнов или бюджета;
• принимает обоснованные решения без погружения в детали проектов.

Заинтересованные руководители:

• в курсе всех проектных инициатив;
• наблюдают за прогрессом работ.

Менеджер проекта:

• понимает ожидания заказчиков еще на старте работ;
• планирует этапы конкретного проекта для достижения поставленных;
• назначает ресурсы, грамотнее распределяет загрузку;
• анализирует выполнение и собирает отчетность в разных разрезах по одному клику.

Финансовый директор:

• контролирует денежные операции;
• учитывает кассовые разрывы;
• следит за отклонениями от плана.

Участники проектной группы:

• получают понятные инструменты для взаимодействия;
• всегда в курсе своих задач и всей информации о проекте;
• быстрее погружаются в работу.