Грамотное управление проектами и командами — главный фактор успеха компании. Для этого существуют специальные информационные системы управления проектами (ИСУП). В них есть всё необходимое для постановки задач сотрудникам, отслеживания исполнения и контроля сроков и бюджетов.
До 2022 года популярными системами для управления проектами на российском рынке были Trello, Jira, Asana, Microsoft Project. Сейчас в требованиях к ИСУП важную роль играет импортонезависимость как гарант того, что ПО внезапно не прекратит свою работу и данные не потеряются. Именно поэтому компании массово переходят на отечественные решения.
Как выбрать систему управления проектами
Никита АксяновРуководитель продвижения Directum Projects
Перед тем, как внедрять систему управления проектами, обязательно запросите тестовый период, он есть у многих вендоров. Можете даже попробовать параллельно несколько продуктов. Да, в бесплатных демоверсиях функции ограничены, но как минимум интерфейс и общие принципы работы оценить возможно. Кроме того, необходимо продумать заранее, какие именно инструменты нужны компании — только диаграмма Ганта или комплексная система, включающая управление портфелями проектов, ведение документации и составление базы знаний.
В демоверсии желательно не просто понажимать кнопки, а завести небольшой проект со всеми необходимыми этапами — от инициирования до завершения и отчетов. Это поможет понять, насколько решение применимо для конкретного бизнеса.
На рынке множество ИСУП с функциями и дизайном на любой вкус. Чтобы приобрести продукт, который действительно будет эффективным, нужно оценить его по нескольким критериям:
- Импортонезависимость. С 2022 года это слово стало одним из самых популярных в отношении различных ПО. В обзор попали как раз отечественные разработки, кроме GanttPRO и ADVANTA (частичное импортозамещение). Если нужна полная независимость от западных продуктов, то с этими программами возникнут сложности.
- Особенности проекта. Кажется, если команда и проект небольшой, то целесообразнее использовать простенький таск-менеджер с бесплатным доступом — никаких лишних затрат и длительного обучения. Однако задач со временем может стать значительно больше, а команда вырасти кратно — и прежний инструмент придется менять, данные переносить и, желательно, без потерь. Чтобы этого не произошло, лучше сразу выбирать ИСУП с поддержкой большего количества функций. Например, в системах Kaiten, Битрикс24 и Directum Projects есть возможности для управления проектами по классическим и гибким методологиям. А также их реально доработать под свою специфику без помощи программиста.
- Стоимость. Если у небольшой компании прогнозируется рост, не всегда нужно сразу покупать тяжелые корпоративные системы управления проектами. Возможно, количество пользователей сможет выдержать ПО с бесплатным тарифом или с небольшой стоимостью (чтобы возможностей все-таки было больше). WEEEK, GanttPRO, Timetta, Kaiten, YouGile, Битрикс24 — наилучшие варианты. Крупным компаниям, конечно, лучше обратить внимание на более дорогие экосистемы решений, такие как Directum Projects и 1С:Управление проектами.
- Интеграция со сторонними ПО. Это ускорит работу по переносу данных из одной системы в другую и в целом сделает выполнение проекта удобнее. Например, в Weeek и Kaiten можно автоматически перенести информацию из Trello, Jira и Asana. Лучше составить список всех необходимых программ и узнать, есть ли у вендора опыт интеграции с ними.
- Техподдержка и обновления. Для непрерывной работы компания должна быть уверена, что техническая поддержка вендора оперативно устранит любой сбой. Кроме того, важно, чтобы система развивалась такими же темпами, что и технологии в целом. Например, в Битрикс24 уже есть интеллектуальный и голосовой помощник для быстрой работы над задачами.
- Кибербезопасность. Количество преступлений в сети растет, а значит, есть риск потерять данные. Чтобы этого не случилось, необходимо заранее узнать о способах шифрования информации в сервисе. Еще один надежный способ — разместить ИСУП на своих серверах. Это возможно для систем Directum Projects, Spider Project, 1С:Управление проектами, ADVANTA, YouGile, Битрикс24.
- Мобильность. В современном бизнесе, где удаленкой уже никого не удивишь, важно везде быть на связи даже с нестабильным интернетом. Практически все системы управления проектами доступны в мобильных приложениях (кроме Spider Project). А программы с локальной поставкой можно использовать и в офлайн-режиме.
- Удобный интерфейс. Самое мощное решение может оказаться невостребованным, если в нем сложно работать рядовым пользователям. Поэтому при внедрении ПО важно обратить внимание на простоту работы, читабельный текст, креативные решения (стикеры, иконки). Например, 1С:Управление проектами, Spider Project и Битрикс24 отличаются перегруженным интерфейсом и не всегда понятной настройкой.
Обзор десяти популярных российских программ управления проектами
Directum Projects
Система для комплексного управления проектами и командами.
Функциональность
В Directum Projects можно управлять проектами с помощью диаграммы Ганта, agile-доски и дорожной карты, работать с задачами, учитывать рабочее время, получать отчеты на понятных виджетах, создавать базу знаний.
Плюсы:
- высокая масштабируемость — до 50 тыс. пользователей (подтверждено нагрузочным тестированием);
- экосистема решений для всех необходимых составляющих проекта — инструменты командной работы, проектная документация, база знаний;
- возможность доработок силами клиента с помощью no-code;
- работа как по классическим, так и по гибким методологиям;
- планирование финансов и стратегическое управление.
Минусы:
- сложное лицензирование, т.к. в системе много модулей;
- минимум 10 лицензий в поставке.
Варианты поставки
Локальная и облачная.
Стоимость
От 58 800 руб. в год при облачной поставке и от 170 600 руб. при развертывании системы на сервере заказчика. В обоих случаях минимальное количество пользователей — 10, максимальное — сколько необходимо. Есть бесплатный демодоступ.
ADVANTA
Система управления портфелями, программами, проектами, мероприятиями и задачами. Подходит для любых процессов проектного управления и для различных сфер деятельности.
Функциональность
С помощью ADVANTA можно управлять проектами, портфелем проектов, инвестпроектами, развитием производства, проектным офисом, человеческими ресурсами. Встроенный Цифровой помощник руководителя справляется с рутинными операциями: отправкой отчетов, уведомлений, анализом планов и другими. Для быстрого получения информации вендор разработал telegram-бот.
Плюсы:
- масштабируемость на большое количество пользователей;
- высокая адаптивность под изменения компании;
- интеграция с 1С, продуктами Microsoft и другими ПО по API;
- управление проектами по классическим методологиям (диаграмма Ганта, статус-отчет, управление рисками и др.).
Минусы:
- работа на продуктах Microsoft, нет полноценной версии для работы на ОС семейства Linux — нельзя говорить о полной импортонезависимости;
- ограниченные возможности по настройке ПО под потребности компании;
- нет проектного документооборота — придется вести документы в другой системе;
- невозможно использовать гибкие методологии управления проектами (нет канбан-доски и работы с тикетами).
Варианты поставки
Облачная и на сервер клиента.
Стоимость
От 4500 руб. в месяц за 1 пользователя, минимальное количество лицензий — 10. Есть бесплатная демоверсия.
GanttPRO
Диаграмма Ганта с приятным интерфейсом, которая работает онлайн по всему миру.
Функциональность
Это инструмент для управления проектами и портфелями проектов, где можно отслеживать загрузку команды, прикреплять файлы, вести учет времени, планировать задачи на канбан-доске, оставлять комментарии, создавать отчеты, контролировать финансы.
Плюсы:
- понятный и современный интерфейс, несравнимый с диаграммами в электронных таблицах;
- распределение нагрузки на участников проекта с учетом ресурсов и необходимого времени;
- работа не только с диаграммой Ганта, но и с канбан-доской.
Минусы:
- иностранные составляющие в архитектуре системы — не подойдет компаниям, ориентирующимся на импортонезависимые продукты;
- узконаправленное ПО — невозможно работать с проектной документацией;
- нет интеграции с другими ПО.
Варианты поставки
Облачная.
Стоимость
От $7.99 до $19.99 за пользователя в зависимости от выбранного тарифного плана. Возможно приобрести опции выше предлагаемых тарифов. Есть бесплатная демоверсия.
1С: Управление проектами
ИСУП для предприятий и организаций различных отраслей с широким набором функций.
Функциональность
В системе можно управлять задачами, ресурсами, сроками проектов, рисками, финансами, документацией.
Есть возможности для управления портфелями проектов.
Плюсы:
- прямая интеграция с другими продуктами 1С, Microsoft Project, Битрикс24 и другими;
- высокая масштабируемость;
- работа с проектами по классическим методологиям;
- взаимосвязь с другими продуктами 1С — экосистема решений;
- самостоятельная настройка с помощью no-code-инструментов.
Минусы:
- устаревший интерфейс, в котором трудно ориентироваться;
- невозможно использовать гибкие методологии — в оригинальной поставке нет agile-инструментов;
- портфели, программы и реестр контрольных точек без связей и дорожной карты;
- нет решения для управления знаниями (форматирование текста, вставка изображений и видео, модерация статей).
Варианты поставки
Электронная и коробочная поставки.
Стоимость
От 138 600 руб. за лицензию.
WEEEK
Таск-менеджер для управления проектами. Подходит для индивидуальных задач и для командной работы.
Функциональность
Система помогает работать с процессами и задачами, коммуницировать с сотрудниками, создавать базы знаний, выстраивать воронки продаж, как в CRM.
Плюсы:
- инструменты для управления проектами по гибким методологиям;
- настройка уведомлений — сообщения приходят на почту, в Telegram или в виде браузерных/мобильных пушей;
- кастомизация под конкретную команду.
Минусы:
- ограниченная интеграция с другими ПО, но самые распространенные и необходимые подключить можно;
- отсутствие возможности работать по классическим методологиям;
- нет функциональности для создания проектного документооборота;
- невозможно доработать систему самостоятельно под задачи компании.
Варианты поставки
Облачная.
Стоимость
Для команды до пяти человек — бесплатный тариф с ограничениями. Если пользователей больше, то стоимость от 199 руб до 450 руб за человека в месяц. Есть бесплатный пробный период — 14 дней.
Timetta
Шесть онлайн-приложений для управления проектами, финансами, ресурсами и временем. Подходит для средних и крупных команд.
Функциональность
С помощью системы приложений можно управлять проектами, автоматически рассчитывать стоимость работ. Сотрудники ведут учет времени с помощью таймшитов, составляют расписание, подают заявки на отпуск и больничный. Руководитель видит в календаре загрузку команды и бронирует свободные часы под задачи. В Timetta можно планировать финансы, формировать отчеты о затратах и выставлять акты и счета на оплату.
Плюсы:
- возможность подключить одно приложение или сразу несколько с учетом задач и средств компании;
- функциональность для работы по классическим и гибким методологиям;
- локальная и облачная поставка;
- инструменты для гибкой адаптации системы;
- управление финансами.
Минусы:
- для крупных инсталляций необходим кластер Kubernetes с СУБД PostgreSQL;
- ограничены возможности искусственного интеллекта;
- нет стратегического управления портфелями и программами.
Варианты поставки
Облачная.
Стоимость
От 350 до 2200 руб. за лицензию в месяц в зависимости от необходимой функциональности. Есть бесплатная демоверсия на 14 дней.
Kaiten
Система управления проектами и общения сотрудников в виде таск-трекера.
Функциональность
В Kaiten удобно вести проект на канбан-доске и при необходимости переключаться в режим списков, таблиц или таймлайна. В карточки задач можно приложить необходимые документы и добавить подробное описание, здесь же происходит общение с коллегами в формате чата. Созданные в ходе проектов материалы добавляются в общую базу знаний. После окончания работ руководитель получает несколько видов отчетности.
Плюсы:
- доступная интеграция с другими ПО, например, Telegram или Outlook;
- инструменты для работы с проектами по классическим и гибким методологиям;
- возможности для проектного документооборота.
Минусы:
- нет стратегического управления;
- отсутствие функциональности для управления финансами;
- нельзя экспортировать и импортировать данные из документов Microsoft.
Варианты поставки
Облачная.
Стоимость
Бесплатный тариф для небольших команд. Если необходима более продвинутая функциональность — от 420 руб. в месяц за пользователя. Бесплатный период — 14 дней.
Spider Project
Комплексная система управления проектами для крупных промышленных, строительных, инвестиционных компаний. ПО существует более 30 лет в 36 странах.
Функциональность
С помощью Spider Project можно анализировать проекты и наглядно получать всю необходимую информацию. Для этого в системе предусмотрены диаграммы Ганта, графики и гистограммы, сетевые, поточные и организационные диаграммы и различные таблицы.
Плюсы:
- функциональность для ведения проектов по классическим методологиям;
- управление программами и портфелями проектов.
Минусы:
- устаревший интерфейс — могут возникнуть трудности с обучением персонала;
- невозможно управлять проектами по agile-методологии.
Варианты поставки
На материальном носителе.
Стоимость
От 65 000 руб. до 360 000 руб. за лицензию в зависимости от тарифа. Есть бесплатная демоверсия на русском и английском языке, которую можно скачать.
YouGile
Из названия понятно, что в системе используются agile-методологии. YouGile — это канбан-доска, в которой каждая задача представлена как чат команды.
Функциональность
В системе управляют проектами с помощью канбан-доски. При этом каждую задачу можно развернуть и задать вопросы ответственному сотруднику. Полная картина проекта представлена в виде диаграммы Ганта, а отчеты по проектам — в таблицах.
Плюсы:
- дружелюбный интерфейс, возможности кастомизации, набор удобных стикеров для работы на канбан-доске;
- продвинутый чат команды;
- работа по гибким методологиям.
Минусы:
- ограниченные возможности интеграции с другим ПО;
- нет возможности вести проектную документацию;
- отсутствие функциональности для управления финансами.
Варианты поставки
Облачная и коробочная с развертыванием на сервере клиента.
Стоимость
Бесплатно навсегда для команд до 10 человек, ограничений по функциям нет. Если в проекте более 10 сотрудников, то за каждого последующего пользователя, начиная с одиннадцатого, необходимо заплатить от 660 руб. в месяц.
При развертывании коробочной версии оплата за одного пользователя составляет от 1158 руб. в месяц. Стоимость в обоих случаях зависит от периода, на который приобретается доступ. Клиентам с «коробкой» предоставляется бесплатный тест системы на 7 дней.
Битрикс24
Решение для небольших команд с возможностью CRM и управления проектами.
Функциональность
Пользователи могут добавлять задачи в таск-трекер, общаться с коллегами во встроенном чате, быстро генерировать текст с помощью искусственного интеллекта (ИИ), получать отчеты и видеть всю картину по проектам.
Плюсы:
- работа как по классическим, так и по гибким методологиям;
- ИИ-инструменты для ускорения процессов;
- голосовой помощник для создания задач;
- встроенный редактор документов;
- создание базы знаний и общего хранилища файлов команды.
Минусы:
- доработка под задачи компании только в коробочной версии;
- максимальное количество пользователей в онлайн-версии — 100;
- перегруженный интерфейс — понадобится долгое обучение сотрудников;
- не все функции очевидны — нужна помощь техподдержки.
Варианты поставки
Облачная и коробочная версии.
Стоимость
От 2490 руб. в месяц за 5 пользователей. Оплата не за одного человека, а за всю команду. Есть бесплатный тариф для любого количества пользователей, но с ограниченной функциональностью. Доступна демоверсия на 15 дней без оплаты, при этом открыто максимальное количество опций.
Изображения: directum.ru, advanta-group.ru, ganttpro.com/ru, solutions.1c.ru, weeek.net, timetta.com/ru, kaiten.ru, spiderproject.ru, yougile.com, bitrix24.ru.
