Готовый сценарий использования канбан-досок для вашего отдела: как перестать разыскивать задачи

Что вы узнаете

Мы не будем погружаться в теорию или историю возникновения Канбан-подхода, а покажем, как применять цифровые доски в своей ежедневной работе.

В качестве примера возьмем вымышленную компанию, в которой есть стратегия, проекты и операционные задачи. Организуем работу нескольких подразделений (ИТ, маркетинг) на «Agile-досках» — решении экосистемы Directum. Задачи здесь формируются в формате тикетов и переходят от колонки к колонке в зависимости от статуса.

По аналогии с описанными сценариями применения канбан-досок, вы сможете организовать работу своего подразделения или команды, сделать весь поток задач видимым и трезво оценивать процессы.

Этот материал для:

Принципы работы на доске: какой жизненный цикл проходят тикеты

Каждая задача имеет свою специфику, но проходит одинаковый путь. Этапы:

1. Поступление, куда собираются все входящие. Имеет накопительный эффект.
2. Анализ. Этот шаг нужен для того, чтобы изучить подробности, декомпозировать задание, если это требуется, проставить исполнителей, определить сроки.
3. Планирование, где живут задачи, которые необходимо выполнить в ближайший период, например за неделю. Так получится оптимально распределить загрузку.
4. В работе. Ключевой этап, где начинается выполнение тикета.
5. Проверка/тестирование. Здесь можно проанализировать, насколько итоговый результат соответствует ожиданиям.
6. Приемка. Итоги согласуются с внутренним или внешним заказчиком.
7. Завершение. Сотрудники выполняют задачу, прикрепляют необходимые ссылки и документы.
8. Отмена. В эту колонку попадают тикеты, которые потеряли свою актуальность.

«Agile-доски» для ИТ-подразделений

ИТ-подразделение отвечает за поддержку информационных систем, внедрение новых решений и сопровождение корпоративной инфраструктуры. Какие задачи поступают на доску команды:

1. Задачи по стратегическим целям — самый приоритетный поток. Создать карту целей, определить их иерархию и взаимосвязи, выбрать методологию и получить понятные метрики исполнения можно в системе Directum Targets. Предположим, что одна из таких целей — это импортонезависимость и безопасность ИТ-ландшафта. Для нее прописываются ожидаемые результаты и конкретные действия, которые становятся задачами и отправляются в виде тикетов на доску ИТ-подразделения. Если задача трудоемкая, то ее можно декомпозировать, настроить связи и следить за выполнением всех подзадач в родительском тикете.
2. Если цель требует более детального подхода, работы формируются в виде проекта в Directum Projects. Например: реализовать интеграцию разрозненного ПО. Руководитель формирует этапы, назначает ресурсы и учитывает риски в плане-графике. Задачи по проекту автоматически отправляются на доску исполнителям, где указаны сроки, ответственный, подробное описание.
3. Еще один поток задач, с которым работает ИТ-подразделение — это сервисные заявки. Например: настроить веб-камеру и гарнитуру, разобраться, почему не получается войти в систему. С обращениями сотрудников можно работать в Directum ESM. Заявки направляются по настроенному маршруту и появляются на доске с тегом ESM, что упрощает координацию.
4. Операционные задачи появляются на доске после регулярных встреч. Например: плановое обновление ПО на рабочих местах сотрудников. Они создаются непосредственно на доске исполнителями или руководителями подразделения.

«Agile-доски» для команды маркетинга

Команда digital-маркетинга продвигает продукцию компании в цифровом сегменте. Доску можно создать по шаблону, который уже содержит типовой цикл планирования и выполнения заданий.

Как быстро заполнить визуальное пространство:

1. В табличном представлении сформировать список задач из уже утвержденного документа (например, медиаплана на квартал или полугодие) по клику мышки. Тикеты можно дополнить необходимыми данными: добавить исполнителей и метки, указать сроки выполнения и приоритетность задачи. Все созданные задания появляются на доске в колонке «Новые задачи».
2. Добавить описание тикета по типовому шаблону, где будут указаны цель, ожидаемый результат и план работ в формате чек-листа. Пункты можно отправить отдельными подзадачами исполнителям со сроками и отслеживать выполнение в родительском тикете.
3. Дополнить тикеты необходимыми метками через быстрое меню.

На регулярных синхронизациях обсуждается, какие из заданий приоритетнее: их перетаскивают в столбцы «Задачи месяца» или «Задачи недели». Как только сотрудник начинает выполнять тикет, он перемещает его в этап «Активная работа». Исполнитель может оставить комментарий, просчитать плановые трудозатраты, приложить документ. Если к реализации задачи требуется подключить коллег из другого подразделения (например, юридического отдела), можно отправить соответствующий тикет на смежную доску или задачу ответственному по настроенному бизнес-процессу.

Завершенная карточка проходит этап «Приемка», и после утверждения руководителем переходит в колонку «Выполнено».

Фильтры могут использовать исполнители (чтобы отображать только свои задачи на доске) и руководители (чтобы отслеживать загрузку).

Оптимизировать поток задач помогут свимлайны. Они используются, чтобы разделить тикеты по направлениям работы, ответственным или приоритетам. Так наглядно видно, кто из сотрудников перегружен, у кого есть дополнительные ресурсы, какие задачи «застряли» и где требуется подключение дополнительных специалистов.

Еще один инструмент контроля — это WIP-лимиты, когда на каждую колонку проставляется ограничение количества задач. Так сотрудники сконцентрируются на главном и будут стремиться завершить начатое до конца.

Преимущества внедрения канбан-досок

Канбан-доски — цифровой инструмент для сквозной синхронизации и работы подразделений в единой экосистеме:

• руководство видит правдивую картину и может доверять отчетности;
• команды работают с фокусом на главное и без авралов, меньше подвержены выгоранию за счет понятной загрузки;
• бизнесу легче принимать обоснованные решения.

Желаем удачи при внедрении!