Проектная документация: что это такое, для чего используется и какие есть стандарты

Что представляет собой проектная документация

Проектная документация — пакет документов, которые описывают цели, устанавливают дедлайны и бюджет, закрепляют ответственную команду и планируемые результаты. По сути, это несущая стена любого проекта: на ней держатся процессы планирования, контроля и взаимодействия участников.

Весь комплект проектной документации принято делить на несколько крупных блоков, которые связаны с этапами работ.

Первый блок проектной документации — запуск и планирование

Что входит:

Проектная инициатива — оформленная идея по решению конкретной проблемы или запуску нового продукта. Документ содержит описание, предварительный анализ сроков, бюджетов и необходимых ресурсов.

Упростить и формализовать процесс отбора проектных инициатив поможет система управления проектами. Например, в Directum Projects можно создать карточку инициативы, описать этапы и плановые параметры реализации

Устав проекта, который наделяет руководителя полномочиями запустить работы и привлечь команду. В документе указываются планируемые результаты и ключевые ограничения, фиксируются риски, все заинтересованные лица и участники.

Устав в Directum Projects создается в один клик напрямую из карточки проекта на основе шаблона

Бизнес-кейс, где обосновывается экономическая целесообразность инвестиций в проект.

План проекта, в котором описывается состав работ, указываются конкретные стоимость, исполнители, сроки и прочие прогнозные показатели.

В Directum Projects план отправляется на утверждение по заранее настроенным процессам

Второй блок проектной документации — проектирование и разработка

Что входит:

Техническое задание, которое составляется для исполнителей и содержит в себе функциональные и нефункциональные требования. Проще говоря, это инструкция, как выполнять проект.

Рабочая документация — графики, чертежи, схемы, по которым непосредственного ведутся работы.

В строительной сфере отдельно выделяется проектная документация, которая описывает архитектурные, конструкторские и инженерные решения.

Третий блок проектной документации — исполнение и контроль

Что входит:

Протоколы совещаний и статус-отчеты, которые фиксируют результаты решений и текущий прогресс.

В карточке объекта можно указать проект, к которому относится протокол встречи. Это автоматически «подтянет» документ в соответствующую папку

Журнал рисков и изменений: в нем ведется учет возникающих проблем и формальных запросов на изменение.

Узнать, где возникли проблемы, в Directum Projects можно при помощи сводного отчета: в нем видны фактические и плановые значения

Также выделяют исполнительскую документацию — акты освидетельствования скрытых работ, геодезические схемы, протоколы испытаний материалов.

Четвертый блок проектной документации — завершение

Что входит:

Акт сдачи-приемки выполненных работ — юридическое подтверждение выполнения обязательств.

Архив проекта, куда попадает набор всей проектной документации.

После завершения проекта папка со всеми документами отправляется в архив

Отчет с выученными уроками — документ, в котором фиксируется опыт: что получилось хорошо, а над чем надо поработать.

Какой комплект проектной документации использовать

Набор необходимых документов при ведении классического и гибкого проекта будет отличаться. В первом случае документируется каждый шаг. Так как заказчик получает готовый продукт только в финале проекта, документы должны гарантировать, что команда все это время строила то, о чем договаривались изначально. Во втором случае избыточная предварительная документация считается потерей времени, так как требования меняются по мере роста проекта. Обойтись при этом полностью без документов и зафиксированных договоренностей не получится, так как нужны видение продукта, бэклог, чек-листы критериев качества.

Кому нужна проектная документация

Проектная документация упрощает управление проектами всем участникам: одним дает понятные инструкции, другим — основание для формирования бюджета, третьим — юридическую защиту.

Каких правил работы с проектной документацией придерживаться

1. Создайте единый контур управления проектами и документацией, чтобы понимать статус документа, хранить все артефакты в одном месте и в случае необходимости возвращаться к тем или иным данным по клику мышки, без долгого поиска.
2. Используйте шаблоны, чтобы не тратить много времени на создание проектных документов. Многие системы управления проектами предлагают свои образцы, но если они не подходят, всегда можно адаптировать формы при помощи no-code-инструментов.
3. Сохраняйте версии, чтобы контролировать изменения и получить возможность «откатиться» до одного из вариантов.

Какую систему выбрать для управления проектной документацией

Частая ошибка при выстраивании процессов управления проектами — это «селить» документацию в отдельную систему. В результате план создается в ИСУП, договор отправляется подрядчику через СЭД, протокол совещания хранится на рабочем столе секретаря, а ТЗ — в почте у исполнителя. Возрастает риск ошибок, нарушения сроков и договоренностей, повышается зависимость от отдельных специалистов.

Что делать:

1. Если у вас уже есть система управления проектами, настройте необходимые интеграции. Так исполнителям не придется постоянно синхронизировать данные между разными программами.
2. Если вы находитесь на этапе выбора ИСУП, обратите внимание на комплексные предложения, где в «коробке» будет вся необходимая функциональность для управления проектами, процессами, документами, задачами и знаниями.

Часто задаваемые вопросы