Зеленый свет цифровизации: как проектные решения дополнили экосистему Directum в «Гарден Сити»

Предпосылки

В проектах, которые ведут в «Гарден Сити», занято большое число сотрудников: архитекторы, инженеры, снабженцы, строители, авторский надзор, внутренние сервисные подразделения и команды благоустройства. Такой подход требует высокой координации между отделами и согласованности действий.

С 2023 года «Гарден Сити» использовал платформу Directum RX для организации электронного документооборота. С ростом компании, когда увеличилось количество участников бизнес-процессов и ускорился темп задач, потребовалось расширение возможностей цифровой среды: чтобы заинтересованные сотрудники понимали, на каком этапе находится задача, где возникли перегрузы, к какому проекту относятся документ или заявка.

Цели и задачи

«Гарден Сити» было необходимо:

• выстроить прозрачное взаимодействие между сотрудниками;
• объединить документооборот, внутренние сервисы, проекты и знания в одном цифровом контуре;
• создать правила взаимодействия, хранения информации и контроля задач для всей организации;
• перевести часть проектных работ и операционной деятельности на канбан-доски, чтобы понимать загрузку команд, убрать «слепые зоны» между этапами и сократить время на внутренние согласования.

Для решения этой задачи не потребовалось внедрение сторонних инструментов, так как функциональность платформы Directum RX можно расширить в режиме одного окна, без сложных интеграций и настроек. Это снижает затраты на обучение пользователей и расходы на сопровождение ИТ-инфраструктуры.

Решение

Масштабирование системы на новые подразделения

Чтобы перевести все необходимые бизнес-процессы на платформу Directum RX и исключить потерю данных и дублирование информации, в «Гарден Сити» расширили число пользователей системы и включили в работу всех заинтересованных сотрудников. Для новых участников определили роли, сценарии работы, правила взаимодействия, выдали права доступа.

Кирилл Касаткин специалист технической поддержки ООО «Гарден Сити»

«Для бизнеса это дало простой, но важный эффект: информация перестала „жить“ по отделам. Документы, задачи, обращения и служебные вопросы начали собираться в одном контуре, а руководители получили более полную картину по статусам и загрузке».

Внедрение «Agile-досок» и «Базы знаний»

Следующим шагом стал запуск «Agile-досок» Directum. Для «Гарден Сити» цифровые доски стали инструментом управления потоком задач, в том числе, вне проектов.

Как выстроен процесс:

1. Все входящие собираются на общей доске в виде «тикетов» и проходят первичную сортировку и приоритизацию.
2. Далее задачи распределяются по ответственным, которые перемещают работы по этапам выполнения: например: «Новая задача», «На оценке», «На согласовании/В ожидании», «Выполнено».
3. Чтобы концентрироваться на главном, назначаются WIP-лимиты — ограничение незавершенных задач в работе.

Благодаря визуализации всего процесса, руководитель видит, где возникли узкие места, и считывает статусы без лишних коммуникаций и уточнений. Сотрудники получили понятный инструмент для работы вместо разрозненных инструментов для выдачи поручений.

Чтобы сохранить внутренние знания, компания дополнила возможности экосистемы «Базой знаний» — еще одним решением Directum Projects. Теперь сотрудники могут быстро найти необходимый регламент, проектную наработку или шаблон документа через метки или связи между статьями.

Обновление платформы Directum RX

Чтобы упростить процесс создания документов и работу с входящими материалами, в «Гарден Сити» обновили систему до версии 25.3. Теперь сотрудники тратят меньше времени на обработку данных: часть операций выполняется быстрее и требует меньше ручных действий.

Служба ввода документов усилила скорость приема входящих материалов: они собираются внутри системы независимо от канала поступления — сканера, файловых папок, электронной почты. За счет этого снижается риск потери важных данных.

Развитие внутреннего сервисного контура

Для работы с обращениями сотрудников в «Гарден Сити» внедрили Directum ESM: каждая заявка отправляется по стандартизированному маршруту ответственному подразделению.

Итоги

Благодаря масштабированию платформы Directum RX и расширению ее функциональности в «Гарден Сити»:

• связали бизнес-процессы между подразделениями и сократили количество ручных операций, что напрямую повлияло на сроки и качество выполнения проектов;
• получили понятные инструменты для командной работы: внутренние задачи теперь проходят по понятному маршруту, что помогает руководителям видеть реальную картину по загрузке, выстраивать приоритеты и контролировать выполнение;
• повысили управляемость в период роста в компании: когда документы, обращения сотрудников, знания и проекты «живут» в одной системе, проще и быстрее принимать обоснованные решения.

Кирилл Касаткин специалист технической поддержки ООО «Гарден Сити»

«Мы сделали заметный шаг от системы электронного документооборота к единой цифровой среде компании и создали новую корпоративную культуру, тем самым вывели работу пользователей на следующий уровень и получили технологическую основу для дальнейшего развития без ограничений. В результате проекта мы на 70% ускорили бизнес-процессы и сэкономили в общем 400 тыс. рублей».