Как навести порядок в проектах: Directum Projects в Агентстве по технологическому развитию

Предпосылки и задачи

До внедрения Directum Projects все процессы в АТР велись вручную. Информация хранилась разрозненно: в переписках и на компьютерных рабочих столах сотрудников. Excel-таблицы, в которых фиксировались данные, иногда достигали 50 столбцов. У организации не было единого шаблона по управлению проектами, а на подготовку совещаний и отчетов уходило много времени.

Всего в агентстве проектной деятельностью занимаются 80% сотрудников. Это дирекция, юристы, грантовая и финансовая службы, проектные офисы и центры компетенций. В мониторинге участвует еще несколько отделов.

Чтобы повысить эффективность и увеличить число проектов, АТР решило организовать процессы в системе управления проектами Directum Projects:

• повысить прозрачность этапов управления проектами;
• связать все документы по проекту и вести диалог по ним в одном информационном пространстве;
• организовать архивацию документооборота;
• настроить оперативное информирование сотрудников о ключевых событиях проектов;
• создать наглядный и автоматизированный мониторинг состояния проектов для руководителей;
• заложить основу для базовой интеграции с системами финансового управления.

Решение

Работы начались в августе 2023 года. Процесс внедрения поделили на 3 этапа:

• Тестирование

  Для заинтересованных специалистов провели консультации по работе в Directum Projects и продемонстрировали стенд. Чтобы ближе познакомиться с функциональностью, команда протестировала систему. Всего в организации развернули три решения: «Портфели и программы», «Проекты», «Планирование проекта».

• Основные работы

  С помощью инструментов для разработки без кода (no-code) в компании адаптировали решения под задачи агентства. Работы велись с карточками документов, справочниками и тестировались на одном из отделов АТР. Также настроили доступы к проектам для конкретных команд: теперь выдавать права можно в пару кликов.

  После этого все проекты перенесли в систему, документы связали, а для сотрудников разработали инструкции. В мае 2024 года агентство приступило к полноценной работе в Directum Projects.

• Внедрение Agile-доски и дашбордов

  Для получения полной аналитики по проектам в АТР запустили «Agile-доски» и информационные панели (дашборды). Инструмент настроили с помощью бесплатных систем аналитики: появилась интерактивная панель с защищенным доступом.

Результаты и планы

За счет бесшовной интеграции появилась возможность управлять документами и проектами в едином интерфейсе. По итогам внедрения АТР отказались от объемных таблиц, сводных ручных отчетов и презентаций. Проекты стали формироваться по типовой структуре и храниться в одном месте. Каждый документ связывается с соответствующим проектом, а значит не теряется.

Совещания проходят эффективнее. Принятые и внесенные изменения отражаются на экране в режиме реального времени. Благодаря этому информация всегда находится под рукой у руководства.

Бизнес-процессы стали понятнее и прозрачнее, сотрудники могут отслеживать все этапы проектов. Для оптимизации работы выпустили новые регламенты, инструкции и документацию по ведению проектов. Существенно снизился риск потери важной информации и срыва сроков, а взаимодействие с подрядчиками стало более четким.

Процесс сдачи/приемки результатов проекта стал нагляднее для сотрудников. Вся актуальная информация выводится на интерактивную панель: данные оперативно обновляются и доступны в режиме реального времени.

АТР продолжит переводить процессы в цифру. В планах:

• интегрировать решения для предпроектной (CRM) и постпроектной (электронный архив) деятельностей;
• создать новые виды документов и шаблонов для упрощения, стандартизации и гибкого мониторинга документооборота;
• подключить «Базу знаний»;
• задействовать решения для внутренних проектов: ИТ-изменений, переездов, закупок и т.п.