Бюджет проекта: как управлять финансами и избежать превышения показателей
Почему уже на первых этапах идут перерасходы, где искать актуальную версию плана и как создать единый реестр финансовых обязательств?
Одна из ключевых задач любого проектного менеджера — выполнить все поставленные цели и не выйти за рамки бюджета. Где искать проблему, если финансы «едут» уже через несколько месяцев после утверждения документа спонсорским комитетом? Ответ и пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта — в статье.
Что такое бюджет проекта
Бюджет проекта — это детализированный финансовый документ, в котором фиксируются плановые расходы и доходы, связанные с этапами работ. Если говорить простым языком, то это перевод целей и конкретных задач на язык денег.
Для чего нужен такой документ:
- доказывает инвесторам и стейкхолдерам финансовую состоятельность инициативы и целесообразность трат;
- определяет, сколько ресурсов необходимо привлечь;
- помогает мониторить отклонения и сравнивать план-факт;
- служит базой для принятия решений.
Обычно в бюджет проекта входят:
Прямые затраты на привлечение специалистов (заработные платы, премии по итогам проекта), закупку сырья и оборудования, командировочные расходы, услуги подрядчиков.
Косвенные расходы на аренду офиса и необходимой техники, услуги связи и ресурсы административного персонала.
Резервы на непредвиденные расходы — 10-20% от стоимости известных рисков.
Управленческий резерв на незапланированные риски и работы.
Доходы — выручка с продукта, гранты, экономия за счет налоговых льгот.
Денежный поток — график распределения затрат по времени, показывает, на каком именно этапе проекта потребуются финансы.
Почему возникают перерасходы при планировании финансов проекта
Причин может быть несколько. Самые распространенные ошибки:
- при планировании, когда руководитель прогнозирует слишком оптимистичный сценарий;
- при выполнении, когда раздуваются требования заказчика или команда показывает низкую производительность.
Еще один просчет кроется в отсутствии единого центра управления. Если бюджет проекта живет в Excel и меняется без регламентированного процесса, контролировать обязательства становится сложно: согласованная версия теряется на сетевых дисках отдельных сотрудников, финансовый директор не имеет быстрого доступа к файлу, нет реестра финансовых обязательств.
Как управлять бюджетом проекта: пошаговое руководство
Правильно оценить предстоящие расходы, контролировать плановые и фактические показатели, вовремя отслеживать изменения и понимать, как они повлияют на ход проекта, поможет ИСУП. В качестве примера возьмем российскую систему управления проектами и командами Directum Projects, где финансы проходят полный жизненный цикл: от грубых набросков до анализа итогов.
Шаг 1 — инициация
Что важно сделать на первом этапе планирования бюджета проекта? Зафиксировать финансовую рамку и соотнести ее с этапами работ. Для этого составьте верхнеуровневый бюджет с учетом погрешности (-25%/+75%). Цифры необходимо довести до всех ключевых участников команды.
Следующий этап — указать целевые показатели, освоения и поступления в карточке проекта, так финансовые параметры становятся частью инициативы, и все работают с одним источником данных.
Следом необходимо назначить спонсора, который будет утверждать изменения бюджета, и финансового куратора, который будет контролировать движение денежных средств.
Результат: каждый заинтересованный участник получил доступ к предварительной оценке бюджета проекта, может оценить расходы и внести изменения, если это требуется. Документ закрывается для редактирования после того, как стейкхолдеры согласовали финансовую рамку.
Шаг 2 — планирование и уточнение бюджета проекта
Здесь необходимо детализировать цифры: создать иерархию статей расходов, которая в будущем будет использоваться для анализа.
Затраты важно привязать к иерархической структуре работ и финансовым операциям на календарном плане. Так руководитель защищает себя от нецелевых расходов (например, покупки ненужного оборудования): система заблокирует создание заявки на закупку до момента перевода спецификации в статус «Утверждена».
Следом нужно ввести плановые суммы и виды финансовой операции: это прямые затраты (материалы, субподряд), косвенные (аренда, командировки) и накладные (административные расходы).
Руководителю проекта также необходимо заполнить график финансирования — помесячный или понедельный план оплат и поступлений.
Критически важно сформировать резерв на известные риски (составляет 5-15%, управляется менеджером проекта) и резерв на неизвестное (управляется спонсором).
Все изменения в бюджет вносятся с обоснованием, сохранением версионности и согласуются по утвержденному маршруту с руководителем проекта, финансовым контролером и спонсором.
Результат: согласован базовый план по стоимости, он привязан к календарю и структуре работ.
Шаг 3 — исполнение бюджета проекта
Чтобы контролировать выполнение, нужно фиксировать фактические транзакции с привязкой к финансовой операции в специальном реестре. То есть все документы (акт выполненных работ, счет поставщика, аванс) становятся подтверждающей записью в справочнике обязательств.
Отклонения можно отследить при помощи метода освоенного объема. Directum Projects автоматически рассчитает:
- плановый объем (PV) — стоимость работ, которые должны быть выполнены на текущую дату согласно плану;
- освоенный объем (EV) — стоимость работ, которые были выполнены на текущую дату;
- фактическую стоимость (АС);
- индекс выполнения стоимости (CPI) — соответствуют ли затраты запланированным показателям;
- отклонения по стоимости в процентах (SV) — разницу между фактической и плановой стоимостью работ.
Полную картину по отклонениям руководитель может отследить в плане проекта.
Если РП понимает, что финансирования недостаточно или необходимо перебросить средства с этапа на этап, нужно создать заявку на изменение бюджета. Документ официальный, поэтому привязывается к плану и проходит полный маршрут согласования. При утверждении создается новая версия плана бюджета.
Сводный отчет по финансам проекта поможет отследить плановые и фактические показатели по оплатам, а также спрогнозировать кассовые разрывы.
Результат: руководитель проекта может собрать отчет за несколько кликов и проанализировать здоровье финансов проекта.
Шаг 4 — завершение и пост-аудит
Сохранить выученные уроки, опыт и отчет по проекту можно в «Базе знаний» со встроенным markdown-редактором и возможностью настройки шаблонов.
Результат: финансовый паспорт по завершенным проектам, который поможет избежать ошибок при реализации будущих инициатив.
Как выбрать систему управления бюджетом проекта?
Сегодня на российском рынке систем управления проектами представлено множество вариантов, но не все предлагают достаточную функциональность для ведения бюджета. На что обратить внимание при анализе ПО:
Поддерживает ли система полный жизненный цикл управления финансами проекта: инициацию, планирование, контроль, пост-аудит.
Есть ли встроенные метрики освоенного объема прямо в системе и рассчитываются ли показатели в реальном времени.
Доступны ли версионирование бюджета и настройка маршрутов согласования.
Поддерживает ли будущая ИСУП интеграцию с учетной системой, чтобы руководитель смог отслеживать фактические оплаты.
Дает ли система инструменты для сбора отчетности с анализом, почему возникли перерасходы и каких трат можно было бы избежать.
Полный гайд по выбору ИСУП вы найдете по ссылке. Скачивайте, чтобы ничего не упустить.
Остались вопросы?
Заполните небольшую форму, чтобы мы могли с вами связаться
