«Коллектив применял разные инструменты: блокноты, телефоны с заметками, сторонние сервисы (Git, Jira) и даже физические доски со стикерами. Но, к сожалению, они не давали нам того самого эффекта — полной видимости работы в целом и каждого сотрудника по отдельности».
Управление задачами без слепых зон: «Agile-доски» в ИТ-компании МайТэк
5
типов досок
на 20%
ускорили поиск данных
10
часов в неделю сэкономили на совещаниях
МайТэк (MT Groupe) — цифровой интегратор, генеральный партнер компании Directum с 2010 года.
Предпосылки
Ранее в компании уже использовали экосистему Directum: организовали электронный документооборот, в том числе кадровый, перевели в цифру договоры и делопроизводство. Но ежедневная работа подразделений оставалась в тени: приходилось вручную собирать статусы и планировать ресурсы, назначать ответственных, не зная полной картины по загрузке, и тратить время на лишние коммуникации.
Ия Тарасовагенеральный директор МайТэк
Цели и задачи
Требовалось найти понятный цифровой инструмент для управления задачами, чтобы:
- топ-менеджмент мог отслеживать выполнение стратегических целей;
- руководители подразделений понимали статусы по клику мыши, сократили время на сбор отчетности и количество совещаний, планировали новые работы с учетом текущей загрузки специалистов;
- сотрудники получали, выполняли и просматривали все свои задачи и задачи отдела в одном месте.
Решение
На помощь команде МайТэк пришло еще одно решение Directum для визуализации проектной и операционной деятельности — «Agile-доски». Инструмент бесшовно встроился в ИТ-инфраструктуру компании за один день: не пришлось настраивать интеграции, проводить дополнительное обучение и тратить время на анализ процессов.
Доска генерального директора
Внедрение инструмента решили начать с топ-менеджмента: у генерального директора появилась своя доска с идеями по развитию компании. В визуальном пространстве выделили несколько колонок:
- «Новые» со всеми входящими инициативами;
- «В работе» и «В работе у ГД», куда помещаются актуальные тикеты;
- «На контроле», где проверяется качество выполнения задач;
- «Выполнено» с завершенными заданиями.
Права на доску есть у генерального директора и команды управления. Руководители могут отфильтровать доску по исполнителю или метке, чтобы отследить выполнение той или иной задачи.
В карточку тикета прикрепляются необходимые документы или комментарии. Все артефакты по задаче хранятся в одном месте, и есть возможность в любой момент вернуться к теме, понять актуальный статус или блокирующие факторы.
Доски маркетинга
Команда продвижения визуализирует на доске контент-план по развитию социальных сетей. Каждая колонка — это месяц, а тикет — тема поста.
HR-маркетинг вносит на доску этапы подготовки внутренних мероприятий: например, проведение корпоратива, заказ и отправка подарков.
Еще на одной доске фиксируются внешние маркетинговые активности: написать статью, организовать вебинар, подготовить презентацию, провести работы по SEO-оптимизации. Задачи распределены по исполнителям: у каждого менеджера — свой столбец. Так руководитель визуально видит загрузку сотрудников, не погружаясь в детали, и оптимальнее распределяет задачи.
Доска отдела информационных технологий
Здесь «живет» бэклог задач, которые берутся в работу в периоды между проектами. Разработчики и системные инженеры получают задания из заранее составленного списка. Анализировать сложность тикета и управлять нагрузкой помогают цветовые метки: чем их больше, тем объемнее задача.
Доски для организации работ с клиентами
Их в МайТэк используют на проектах, где применяется гибкая методология. Доски показывают этапы, сколько они займут времени, какие ресурсы потребуются и когда ждать результатов.
Доска для контроля договоров
Здесь визуализируется процесс согласования договорных документов. Каждый тикет — это отдельный документ. Карточки появляются и переходят из одной колонки в другую автоматически согласно регламентам. Настроить такую возможность в МайТэк смогли благодаря инструментам low-code.
Ия Тарасовагенеральный директор МайТэк
«Не всегда удобно отслеживать процесс в системе: я могу быть занята на совещании или выехать на встречу с клиентом. Доска помогает спрогнозировать, когда ко мне придет договор на согласование. Я быстро „проваливаюсь“ в тикет и знакомлюсь с текстом того или иного документа, работая на опережение. То есть я заранее могу выдать какие-то комментарии, если что-то необходимо исправить. Эта доска доступна руководителям подразделений, юристам и аккаунт-менеджерам. То есть каждый заинтересованный сотрудник видит, на какой стадии находится их документ, и в случае необходимости ускоряет процесс согласования и корректирует поток».
Сценарий использования канбан-досок
Разработали подробную видеоинструкцию, как организовать работу команды, чтобы визуализировать весь поток задач. Начните действовать уже сейчас: переложите описанные процессы на ваше подразделение и повышайте управляемость с каждым шагом.
Смотреть
Начните вводить название или ИНН организации*
Результаты и планы
Благодаря внедрению «Agile-досок» в МайТэк:
- получили полную прозрачность работ: любой участник команды, руководитель или смежный отдел видит, кто и чем занят прямо сейчас, какие задачи заблокированы и что планируется дальше;
- убрали лишние коммуникации и ручной сбор информации;
- выявили и устранили узкие места в бизнес-процессах;
- повысили скорость выполнения задач и поиска необходимых данных;
- выстроили систему приоритизации.
Ия Тарасовагенеральный директор МайТэк
«Мы на собственном опыте убедились в том, что „Agile-доски“ можно гибко настроить под потребности любой команды: сократить или увеличить количество этапов, добавить свои метки или чек-листы. При этом остается элемент творчества».
Из ближайших планов — визуализировать сделки, настроить интеграцию с системой Git и перенести на доску все обращения сотрудников компании.
Остались вопросы?
Заполните небольшую форму, чтобы мы могли с вами связаться
Начните вводить название или ИНН организации*
