«Agile-доски» — для государственных органов: опыт Мурманской областной Думы

Предпосылки проекта

В 2023 году перед Думой встала масштабная задача — перевести все цифровые процессы на операционную систему Linux без потери данных. Для этого в организации решили «переехать» с прежнего поколения платформы Directum 5 на Directum RX. В системе получилось выстроить работу с электронными документами и обращениями граждан.

Базовой функциональностью в Мурманской областной Думе не ограничились и внедрили «Agile-доски» — решение системы для комплексного управления проектами и командами Directum Projects.

Подрядчиком на проекте выступил партнер Directum, компания «РосА».

Решение

Быстрое исправление ошибок

«Agile-доски» начали использовать еще на этапе тестирования Directum RX. Благодаря визуальному инструменту удалось наладить эффективное взаимодействие ИТ-команды ведомства:

1. На тикетах фиксировались ошибки, которые участники выявляли в ходе проверки функциональности системы.
2. Задания передавались ответственным на исполнение.
3. Разработчики выполняли задачи, перемещая тикеты по доске.
4. Руководитель видел всю картину целиком: на каком этапе находится задача и где требуется подключить дополнительные ресурсы.

Управление событиями в режиме реального времени

В Мурманской областной Думе проходят мероприятия разного типа: отраслевые праздники, семинары, обучения, заседания и слушания. При помощи «Agile-досок» удалось структурировать общий поток информации:

1. На отдельную доску заносятся все планируемые события.
2. В тикетах видны ответственные, описания работ и сроки. Также к мероприятию можно прикрепить необходимые документы.
3. Задания распределяются по колонкам «Подтверждено», «В работе», «Завершено» и «Отменено».

«Agile-доски» синхронизировали с календарями. Благодаря такой возможности руководитель отслеживает текущие подтвержденные события в реальном времени.

Все события хранятся в специальном реестре: заинтересованные сотрудники всегда могут отследить статистику по мероприятиям или ответственному, сформировав сводный отчет.

Визуальный инструмент также используют во многих структурных подразделениях Мурманской областной Думы. Благодаря этому руководители отделов снизили количество ошибок при планировании работы и риски потерять «незначительную» информацию вне рамок документооборота, а сотрудники отслеживают свои задачи в едином окне.

Результаты

Благодаря внедрению «Agile-досок» Мурманской областной Думе удалось:

• организовать прозрачное управление мероприятиями: можно вовремя внести изменения, отследить статус, перенести сроки или перераспределить ресурсы;
• выстроить взаимодействие смежных отделов;
• контролировать программные ошибки.

Исполнитель

«РосА» — ИТ-интегратор. Специализируется на продаже, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота.